敏捷團隊最常用的會議模式莫過於「每日站立會議 (Daily Stand-up Meetings)」。Stand-up的概念原因是透過站立,減少會議長度,以最有效率的方式,地進行必要的溝通交流,而不是傳統開會般「悶坐」。
根據美國密蘇里大學研究指出,站立開會比坐下開會能平均節省達34%時間, 但輸出效率卻相當接近,可見Stand-up確實是有效的會議方式。
敏捷團隊的Stand-up主題
一般來說, 每日站立會議的內容包括三部分:
我昨天做了什麼?
我今天準備做什麼?
我正在面對什麼困難?
每第1及第2項可讓團隊了解每個人的工作進度,以便配合。第三點「我正在面對什麼困難」其實是Stand-up的精髓所在。每個人都自由提出工作進度上的阻礙,讓其他人給予幫助或建議,務永令工作更為順暢。
對於目標及流程不斷按狀況而變動的敏捷團隊而言,Stand-up更幾乎是不可或缺,藉由每天短時間的資訊更新,才能確保團隊運作良好,方向正確。那麼,怎樣可以建立良好的站立會議習慣呢?以下是4點建議:
建議 1 短小精悍 壓縮時間
每次Stand-up最好不超過15分鐘。在有限的時間內,每個人只提供必要資訊。 如果某件事需較多時間描述或解釋,可於會議前先提供摘要,並再邀請相關人員於會後進一步溝通,而非於會議中大廢周章解釋。
建議 2. 清晰理解會議目的
為免Stand-up會議淪為另一個多餘的匯報環節,參與者或主持人必須確保所有人明白會議的目的,事前(特別是星期一)亦最好於開會前簡單整合現有狀況,會議開展後即可以進入正題,提出重點或是困難,或是就某次重要事項發表意見,確保效率。
建議 3. 固定時間及形式
Stand-up 站立會議最好每日以同一時間、同一地點、及同一形式進行。固定模式有助建立習慣,令團隊成員自覺提前準備,並接受背後的思考模式。反之,如經常改動時間及形式,只會事倍功半。
建議 4. 全體參與
當決定主要與會成員後, 應提供方法讓成員能盡量參與,無論當下是在家工作或公幹,仍有眾多網上工具提供遙距會議功能,令到團隊聯繫更緊密。
如果人數過多,則先分小組及團隊總結事項,再由代表發言,展示工作進度及面對的困難,確保每個人/團隊/單位都有機會發表意見。
以Stand-up建立敏捷團隊效率
如成功完成以上四點建議, 並緊抓會議三個核心問題「昨天做了什麼」,「今天會做什麼」、 「有什麼困難」,他便也能抓住敏捷團隊的潮流,為團隊建立快捷有效的會議新模式。
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